Ngày 23/7/2026, Chính phủ ban hành Nghị định số 293/2026/NĐ-CP nhằm cụ thể hoá và thực thi hiệu quả Công ước La Hay về miễn hợp pháp hoá đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille). Văn bản quy định chi tiết về thẩm quyền, trình tự, thủ tục cấp chứng nhận Apostille tại Việt Nam, mở ra một bước trong cải cách thủ tục hành chính.

Nghị định có hiệu lực từ ngày 11/9/2026, thay đổi căn bản phương thức lưu thông giấy tờ theo cách truyền thống. Trước đây, người dân phải thực hiện quy trình “kép” gồm: Chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam và hợp pháp hoá lãnh sự tại cơ quan đại diện nước ngoài. Khi Nghị định 293/2026/NĐ-CP được áp dụng, giấy tờ công của Việt Nam sau khi được Bộ Ngoại giao cấp chứng nhận Apostille sẽ được sử dụng ngay tại nước sở tại. Ngược lại giấy tờ công từ các quốc gia thành viên đã được chứng nhận Apostille cũng được miễn hoàn toàn thủ tục hợp pháp hoá khi nộp tại Việt Nam. Một trong những điểm nhấn mang lại sự tiện lợi và thu hẹp khoảng cách địa lý đó là Ứng dụng công nghệ số: Cấp Apostille điện tử (e-Apostille) và xây dựng Sổ đăng ký điện tử e-Register công khai trong Nghị định 293/2026/NĐ-CP. Công dân hoàn toàn có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tuyến toàn trình qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia. Chứng nhận e-Apostille được ký bằng chữ ký số chuyên dùng công vụ của cơ quan cấp Apostille theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và pháp luật về cơ yếu, có dấu thời gian xác định thời điểm phát hành chứng nhận Apostille và chứng nhận được tích hợp mã QR. Cơ quan, tổ chức ở cả trong nước và ngoài nước có thể dễ dàng quét mã QR để tra cứu, xác minh tính xác thực của giấy tờ 24/7 mà không cần phải thực hiện thủ tục gửi văn bản xác minh theo cách truyền thống. 

Nghị định quy định rõ Bộ Ngoại giao là cơ quan đầu mối quốc gia chịu trách nhiệm thống nhất quản lý nhà nước và tổ chức cấp chứng nhận Apostille. Bên cạnh đó, văn bản cũng mở ra cơ chế phân cấp thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo tiêu chí và lộ trình cụ thể, nhằm giúp người dân ở các địa phương tiếp cận dịch vụ thuận tiện hơn.

Để bảo đảm hoạt động thông suốt, Chính phủ đưa ra điều khoản chuyển tiếp rất linh hoạt. Trong giai đoạn đầu khi Hệ thống thông tin Apostille đang hoàn thiện, Bộ Ngoại giao và các cơ quan liên quan sẽ ưu tiên cấp chứng nhận Apostille bằng bản giấy. Khi hệ thống đi vào vận hành đồng bộ, phương thức trực tuyến toàn trình và e-Apostille sẽ được kích hoạt toàn diện. Các hồ sơ chứng nhận lãnh sự đã tiếp nhận trước ngày 11/9/2026 vẫn tiếp tục được giải quyết theo quy định cũ để bảo đảm tối đa quyền lợi cho người dân. Việc thực thi Nghị định số 293/2026/NĐ-CP là sự khẳng định cho cam kết quốc tế của Việt Nam khi gia nhập Công ước Apostille, mà còn là đòn bẩy thúc đẩy giao lưu dân sự, thương mại, đầu tư quốc tế sâu rộng và mạnh mẽ hơn trong kỷ nguyên số.

Phòng Quản lý xuất nhập cảnh khuyến cáo các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân khi sử dụng giấy tờ nước ngoài để thực hiện thủ tục xuất nhập cảnh, cư trú cần chủ động tìm hiểu quy định về chứng nhận Apostille; kiểm tra tính xác thực, hợp pháp của giấy tờ, không sử dụng giấy tờ giả, tài liệu không đúng sự thật hoặc thông qua các tổ chức, cá nhân môi giới không đủ điều kiện pháp lý; kịp thời phản ánh các dấu hiệu nghi vấn đến cơ quan chức năng để được hướng dẫn, xử lý./.